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Titel
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Beschreibung
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Wir suchen einen Records Manager, der für die effiziente Verwaltung, Organisation und Pflege von Unternehmensaufzeichnungen verantwortlich ist. In dieser Rolle stellen Sie sicher, dass alle Dokumente und Daten ordnungsgemäß erfasst, gespeichert und bei Bedarf schnell zugänglich sind. Sie entwickeln und implementieren Richtlinien und Verfahren zur Aufbewahrung und Archivierung von Dokumenten, um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und interner Standards zu gewährleisten. Zudem arbeiten Sie eng mit verschiedenen Abteilungen zusammen, um die Dokumentenverwaltung zu optimieren und den Informationsfluss zu verbessern. Ein wichtiger Bestandteil Ihrer Tätigkeit ist die Überwachung der Sicherheit und Vertraulichkeit von sensiblen Informationen sowie die Durchführung von regelmäßigen Audits und Bestandsprüfungen. Sie sind verantwortlich für die Schulung von Mitarbeitern im Umgang mit Records-Management-Systemen und unterstützen bei der Digitalisierung von Papierdokumenten. Darüber hinaus analysieren Sie bestehende Prozesse und schlagen Verbesserungen vor, um die Effizienz und Genauigkeit der Datenverwaltung zu steigern. Die Rolle erfordert ein hohes Maß an Organisationstalent, Genauigkeit und Verantwortungsbewusstsein, um den reibungslosen Ablauf der Dokumentenverwaltung sicherzustellen und das Risiko von Informationsverlusten zu minimieren. Wenn Sie eine strukturierte Arbeitsweise mitbringen und gerne in einem dynamischen Umfeld arbeiten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Verwaltung und Organisation von Unternehmensaufzeichnungen
- Entwicklung und Umsetzung von Richtlinien zur Dokumentenaufbewahrung
- Sicherstellung der Einhaltung gesetzlicher und interner Vorgaben
- Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen zur Optimierung der Dokumentenverwaltung
- Überwachung der Sicherheit und Vertraulichkeit von Daten
- Durchführung von Audits und Bestandsprüfungen
- Schulung von Mitarbeitern im Umgang mit Records-Management-Systemen
- Unterstützung bei der Digitalisierung von Dokumenten
- Analyse und Verbesserung bestehender Prozesse
- Erstellung von Berichten und Dokumentationen
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene Ausbildung oder Studium im Bereich Informationsmanagement, Archivwesen oder vergleichbar
- Erfahrung im Records Management oder Dokumentenmanagement
- Kenntnisse relevanter gesetzlicher Vorschriften und Standards
- Sicherer Umgang mit Records-Management-Software
- Hohe Organisationsfähigkeit und Genauigkeit
- Verantwortungsbewusstsein und Diskretion im Umgang mit sensiblen Daten
- Gute Kommunikations- und Teamfähigkeiten
- Analytisches Denkvermögen und Problemlösungskompetenz
- Erfahrung in der Schulung von Mitarbeitern
- Bereitschaft zur kontinuierlichen Weiterbildung
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Welche Erfahrungen haben Sie im Bereich Records Management?
- Wie gehen Sie mit sensiblen oder vertraulichen Informationen um?
- Welche Softwarelösungen für Dokumentenmanagement kennen Sie?
- Wie stellen Sie die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicher?
- Beschreiben Sie eine Situation, in der Sie einen Prozess verbessert haben.
- Wie organisieren Sie Ihre Arbeit, um den Überblick über viele Dokumente zu behalten?
- Haben Sie Erfahrung in der Schulung von Kollegen?
- Wie gehen Sie mit digitalen und physischen Dokumenten um?
- Welche Herausforderungen sehen Sie im Records Management?
- Wie bleiben Sie über aktuelle Entwicklungen im Bereich Records Management informiert?
